Flow chart được sử dụng phổ biến trong việc mô tả quy trình làm việc tại nhiều doanh nghiệp. Sử dụng lưu đồ này giúp người quản lý dễ dàng tối ưu quy trình để tăng hiệu quả công việc. Cùng tìm hiểu thông tin chi tiết về Flow chart và quy trình vè lưu đồ này cho doanh nghiệp trong nội dung chia sẻ sau
Tìm hiểu Flow chart là gì?
Flow chart được hiểu đơn giản là sơ đồ hoặc biểu đồ, là một công cụ thể hiện chuỗi các hoạt động trong quy trình bằng cách sử dụng các hình học, biểu tượng và mũi tên. Cụ thể, đây là một loại biểu đồ được sử dụng để minh họa các bước và mối quan hệ giữa chúng trong một quy trình hoặc dự án cụ thể.
Flow chart thường sử dụng mũi tên để chỉ rõ hướng của quy trình, thể hiện mối liên kết giữa các bước và đưa ra quyết định hoặc điều kiện. Biểu đồ này có thể được áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau như quy trình sản xuất, quản lý dự án, hoặc thậm chí là trong lĩnh vực hành chính và dịch vụ.
Có nhiều biến thể của flow chart như sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ chi tiết (hay sơ đồ quy trình), sơ đồ vĩ mô, sơ đồ triển khai (hay sơ đồ đa chức năng) và sơ đồ nhiều cấp. Mỗi biến thể này đều phục vụ mục đích cụ thể trong việc mô tả và phân tích quy trình.
Trường nào nên sử dụng Flow chart?
Flowchart được đánh giá cao và sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và công ty nhờ vào khả năng trình bày một cách rõ ràng và hợp lý các bước trong một quy trình cụ thể. Dưới đây là một số trường hợp mà flowchart thường được áp dụng:
- Flow chart là công cụ hữu ích để minh họa và giải thích cách một quy trình hoạt động giúp tạo ra một cái nhìn tổng quan và chi tiết về quy trình đó.
- Khi cần phân tích nghiên cứu cải tiến một quy trình, flow chart giúp tìm ra các bước có thể tối ưu hóa và hiệu suất cải thiện.
- Khi cần truyền đạt cho người khác cách một quy trình hoạt động, đặc biệt là trong các dự án và công việc đòi hỏi sự đồng bộ và hiểu biết chung.
- Khi cần giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm hoặc tổ chức về một quy trình cụ thể.
- Được sử dụng để ghi lại một quá trình hiện tại và đưa ra điều chỉnh khi cần thiết.
- Trong quản lý dự án, flow chart hỗ trợ lập kế hoạch và xác định các công đoạn cần thiết để đạt được mục tiêu dự án.
Những lợi ích vượt trội của Flowchart đối với doanh nghiệp
Trong môi trường doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc đề xuất ý tưởng và trình bày cho một dự án là chuyện thường xuyên xảy ra. Trong tình huống này, việc sử dụng Flow chart trở thành một công cụ vô cùng hữu ích và thuận tiện khi bạn muốn trình bày một vấn đề cụ thể. Công cụ này không chỉ phổ biến mà còn rất linh hoạt phù hợp với mọi công việc, lĩnh vực và ngành nghề.
Những lợi ích vượt trội mà biểu đồ Flow chart mang lại cho doanh nghiệp như:
- Flow chart giúp trình bày thông tin một cách ngắn gọn và dễ hiểu. Điều này rất hữu ích khi bạn cần truyền đạt hoặc hướng dẫn công việc cho những người xung quanh. Thay vì sử dụng loạt tài liệu dài phức tạp, Flowchart giúp tạo ra một hình ảnh tổng quan và dễ nhìn.
- Lưu đồ Flowchart mang lại sự sinh động và thú vị cho nội dung thuyết trình. Điều này giúp thu hút sự chú ý của người nghe và tạo lợi thế khi tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Sự minh họa rõ ràng qua biểu đồ giúp bạn truyền đạt ý tưởng một cách hiệu quả.
Như vậy, Flow chart đóng vai trò quan trọng giúp duy trì kết nối trong giao tiếp giữa các doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Hướng dẫn 5 bước vẽ quy trình Flow chart cho doanh nghiệp
Sau đây là thông tin chi tiết giúp bạn thực hiện cách vẽ Flowchart chính xác và logic nhất, cụ thể như sau:
Tìm hiểu và xác định nhu cầu, phạm vi
Khi xác định nhu cầu và mục đích cho việc tạo ra lưu đồ Flowchart thì bạn cần chú ý những vấn đề sau:
- Xác định những thách thức và vấn đề mà nhân viên gặp phải khi không có quy trình hỗ trợ.
- Xác định rõ mục tiêu cụ thể mà quy trình được thiết kế để giải quyết hoặc cải thiện.
- Đưa ra các yếu tố cụ thể mà quy trình mong muốn cải thiện hoặc tối ưu hóa như hiệu suất, độ chính xác, hoặc tiết kiệm thời gian.
- Xác định rõ những lợi ích mà doanh nghiệp hoặc tổ chức sẽ đạt được thông qua việc triển khai quy trình.
Đối với phạm vi biểu đồ thì bạn cần nắm rõ những yếu tố sau:
- Xác định rõ phạm vi của quy trình chỉ áp dụng cho một chi nhánh cụ thể hay toàn bộ hệ thống.
- Xác định đối tượng mà quy trình hướng đến là dành cho một bộ phận cụ thể trong tổ chức hay toàn bộ công ty.
- Đặt ra câu hỏi về thời điểm áp dụng quy trình và thời gian hiệu lực để giúp rõ ràng về quy định thời gian sử dụng.
Hiểu rõ về những yếu tố này sẽ giúp bạn tạo ra một lưu đồ đáp ứng chính xác nhu cầu, mục tiêu và phạm vi của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo rằng quy trình sẽ đem lại giá trị thực tế nhất.
Liệt kê các bước của quy trình Flow chart
Một quy trình Flow chart là bảng thông tin các bước cụ thể từ đầu đến cuối và để xây dựng một quy trình hiệu quả, bạn cần bắt đầu bằng việc xác định rõ bước bắt đầu và bước kết thúc. Điều này giúp làm rõ phạm vi của quy trình và tạo ra cơ sở cho một biểu đồ lưu đồ chặt chẽ.
Xác định các bước thực hiện trong quy trình bằng cách đặt câu hỏi: “Bước tiếp theo là gì” để mô tả chi tiết mỗi bước trong quy trình, đảm bảo rằng theo đúng trình tự thời gian. Và có nên kiểm tra khi chuyển xác bước tiếp theo không để đảm bảo rằng mỗi bước được thực hiện chính xác và hoàn toàn.
Chẳng hạn, khi xây dựng quy trình quản trị rủi ro trong doanh nghiệp, nhà quản lý cần tiến qua các bước cơ bản như xác định rủi ro, đánh giá và ưu tiên chúng, phân bổ nguồn lực, và theo dõi đánh giá quy trình. Quy trình này phải được thực hiện theo một trình tự logic và chính xác để đảm bảo rằng nó đạt được mục tiêu dự kiến.
Lưu đồ Flow chart giúp minh họa mối quan hệ giữa các bước làm cho quy trình trở nên trực quan và dễ theo dõi. Bằng cách này, những người tham gia quản lý có thể hiểu rõ hơn về cách mà từng bước ảnh hưởng đến quá trình tổng thể.
Phân tích đối tượng tham gia vào quy trình
Sau khi đã xác định các bước quan trọng trong quy trình, việc thu thập thông tin liên quan là bước không thể thiếu để đảm bảo hiệu suất của quy trình. Việc này đòi hỏi sự tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.
Các nguồn thông tin quan trọng bao gồm tài liệu, chính sách, quy định và quy trình đã có sẵn trong tổ chức. Việc nắm bắt những kinh nghiệm trước đó giúp định hình và điều chỉnh quy trình dựa trên những học được từ thực tế.
Đồng thời, cần xác định rõ các nguồn lực cần thiết để triển khai quy trình, bao gồm nhân sự, vật liệu, và các công cụ hỗ trợ. Ngoài ra, việc xác định các điều kiện cần phải đạt được giúp đảm bảo rằng quy trình sẽ thích ứng linh hoạt với môi trường hoạt động và đáp ứng đúng nhu cầu của tổ chức.
Thực hiện vẽ lưu đồ quy trình Flow chart
Sau khi đã liệt kê toàn bộ các giai đoạn trong quy trình, bước tiếp theo là phân loại chúng theo từng kí hiệu tương ứng. Việc này đặt ra yêu cầu cần tuân thủ các tiêu chuẩn về ký hiệu đã được đề cập trước đó, nhằm đảm bảo rằng quy trình không vi phạm các nguyên tắc quan trọng.
Khi đã hoàn thành các bước chuẩn bị, bạn có thể bắt đầu vẽ bản nháp lưu đồ đầu tiên. Quy trình này có thể được thực hiện thủ công với bút và giấy, hoặc sử dụng các ứng dụng chuyên vẽ lưu đồ để tối ưu hóa quá trình.
Kiểm tra lại Flow chart
Trước khi chúng ta đưa ra lưu đồ chính thức nên thực hiện kiểm tra và rà lại. Hãy dành thời gian để xem xét từng bước và tự đặt câu hỏi có bạn đã thể hiện đúng thứ tự các bước hay các quyết định dựa trên thông tin đã thu thập trước đó chưa.
Tổ chức một cuộc họp để thảo luận về lưu đồ và cho mọi người tham gia được nêu ý kiến. Trong quá trình rà lại, bạn nên xác định những bước không cần thiết hoặc quá phức tạp để tối ưu hóa quy trình trở nên linh hoạt hơn và dễ dàng quản lý hơn.
Lời kết
Trên đây là thông tin chi tiết về Flow chart là gì và các bước vẽ biểu đồ này trong doanh nghiệp. Hy vọng giúp bạn có thể ứng dụng trong doanh nghiệp để quản trị rủi ro và tăng hiệu suất trong các hoạt động kinh doanh.
