Kanban được biết tới là phương pháp giúp tối đa hóa hiệu suất làm việc của các doanh nghiệp sản xuất và là trợ lý đắc lực trong xây dựng kế hoạch kinh doanh. Cụ thể thì phương Kanban là gì? Nguyên tắc cốt lõi đề xây dựng mô hình này là gì? Làm thế nào để xây dựng mô hình Kanban hiệu quả nhất. Điều này sẽ được giải đáp cụ thể trong phần chia sẻ dưới đây.
Phương pháp Kanban là gì?
Đây là từ ghép tiếng Nhật gồm chữ “Kan” có nghĩa là thông tin và “Pan” có nghĩa là bảng. Như vậy Kanban chính là bảng thông tin. Còn đúng theo thuật ngữ chuyên môn kinh tế thì Kanban là “phương pháp quản lý công việc” nhằm tối đa hóa hiệu suất làm việc.
Thuật ngữ này được sử dụng từ năm 1958 do ông M.OHNO tại TOYOTA Motor Company nhằm cải tiến quá trình sản xuất. Phương pháp này còn được ngầm hiểu là “hệ thống kéo” trong chuỗi cung ứng.
Nói một cách đơn giản Kanban là bảng quản lý các quy trình làm việc của bạn bao gồm 3 đầu mục: To do (Cần làm), Doing (Đang làm), Done (Đã làm). Bạn có thể dùng những tấm bảng trắng và dán những tờ giấy màu phía dưới để mô tả và quản lý quá trình làm việc của mình.
5 nguyên tắc của phương pháp Kanban
Phương pháp này muốn thành công phải đáp ứng đủ các nguyên tắc cốt lõi gồm:
Hình thành quy trình rõ ràng
Để hình dung quy trình làm việc của mình ứng dụng mô hình này, bạn cần một bảng có thẻ và cột. Trên mỗi bảng sẽ thể hiện một bước trong quy trình làm việc của bạn. Sau đó, khi bạn bắt đầu việc A bạn sẽ kéo nó từ cột “cần làm” sang cột “đang làm” và khi hoàn thiện công việc A bạn sẽ chuyển nó sang cột đã “hoàn thành”. Bằng cách chuyển đổi này bạn sẽ theo dõi được tiến trình và phát hiện các lỗi trong quy trình đó một cách dễ dàng. Lưu ý, trên mỗi thẻ công việc khi được kéo vào các cột khác nhau bạn cần ghi rõ ngày tháng để đó lường và báo cáo tiến độ công việc dễ dàng hơn.
Hạn chế công việc đồng thời
Theo mô hình Kanban, bạn sẽ đặt ra số lượng thẻ tối đa cho cột để đảm bảo rằng một thẻ chỉ được kéo vào 1 cột và tổng số thẻ trong cột đó vẫn ở mức cho phép. Những phân chia ràng buộc như này sẽ giúp bạn nhanh chóng giải quyết được các vấn đề trọng tâm, tránh ùn tắc công việc. Đồng thời cũng sẽ thúc đẩy tiến độ làm việc tốt hơn.
Quản lý luồng công việc
Khi bạn lên được bảng Kanban đồng thời bạn sẽ định hình được dòng chảy của công việc. Từ đó bạn sẽ giảm được thời gian chu kỳ trung bình cho sản xuất và tránh cho chi phí trị hoãn.
Dựa trên thông tin thực tế
Đặc biệt trên bảng này cần phải thường xuyên có sự điều chỉnh công việc dựa trên thông tin thực tế. Nghĩa là bạn cần có các cuộc họp thường xuyên để tiếp nhận thông tin mới, từ đó trao đổi và định hướng công việc tốt hơn. Ngoài ra cũng cần phải đánh giá dịch vụ, đánh giá hoạt động và đánh giá mức độ các rủi ro có thể xảy ra.
Cải tiến liên tục
Cách để đạt được sự cải tiến liên tục yêu cầu bản thân bạn và tổ chức phải mở rộng tầm nhìn về một tương lai tốt hơn. Cần hiểu biết các vấn đề một cách có chiều sâu để khắc phục các vấn đề có thể xảy ra. Và tất nhiên việc cải tiến đó phải dựa trên sự đồng thuận của tất cả các thành viên trong tổ chức.
5 loại thẻ Kanban trong sản xuất
Trong quy trình sản xuất, bảng kanban thường được xây dựng theo 5 loại thẻ sau:
Kanban sản xuất
Đây là thẻ sử dụng để theo dõi và điều chỉnh việc sản xuất hàng hóa. Thẻ này sẽ giúp đảm bảo quy trình sản xuất vận hành linh hoạt và hiệu quả. Khi mỗi công đoạn sản xuất trong dây chuyền hoàn thành thì trên sản phẩm sẽ được gắn một thẻ production Kanban. Và thẻ này sẽ đi cùng với sản phẩm xuyên suốt chuỗi sản xuất. Khi nhu cầu sử dụng sản phẩm tăng cao thì thẻ Kanban sản xuất sẽ được trả lại giai đoạn sản xuất đầu tiên để báo rằng cần thêm sản phẩm mới.
Kanban vận chuyển
Loại Kanban này sử dụng để quản lý vận chuyển và di chuyển hàng hóa trong quy trình sản xuất. Thẻ Transport Kanban sẽ đi kèm với sản phẩm cho tới khi nó đến đúng địa điểm và sau đó sẽ trả lại để chỉ dẫn vận chuyển tiếp theo.
Kanban cung ứng
Kanban cung ứng được sử dụng để quản lý việc cung cấp vật liệu và thành phẩm từ nhà máy cung cấp ra bên ngoài. Khi lượng hàng tồn kho cần được thay đổi thì thẻ này sẽ được gửi đến nhà cung cấp, yêu cầu cung cấp thêm hàng hóa. Và khi hàng hóa được cung cấp, Supplier Kanban sẽ được trả lại để chỉ dẫn cho lần cung ứng tiếp theo.
Kanban tạm thời
Temporary Kanban sẽ được sử dụng trong tình huống khẩn cấp như tạm thời ngừng do hỏng hóc, thiếu hàng. Khi vấn đề được giải quyết thì thẻ Kanban tạm thời sẽ lập tức được loại bỏ.
Kanban tín hiệu
Kanban tín hiệu được sử dụng để thông báo và đánh giá tiến độ công việc. Khi một công việc hay một quy trình nào đó cần thêm nguồn lực hoặc có vấn đề liên quan phải được giải quyết ngay thì thẻ Signal Kanban sẽ được sử dụng để báo hiệu và yêu cầu hỗ trợ. Loại thẻ này sẽ chỉ dẫn một nhóm hoặc người liên quan đến giải quyết tình huống.
Lợi ích khi sử dụng thẻ Kanban
Kanban đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất bởi:
-
Kanban mang đến cái nhìn trực quan rõ ràng về công việc và trạng thái của hoạt động
Bảng này sẽ thể hiện hình ảnh tổng quan rõ ràng và trực quan nhất về quy trình sản xuất, vận hành. Thông qua bảng với các thẻ biểu thị công việc, trạng thái của chúng cho phép các nhà quản lý dễ dàng quan sát, theo dõi và đánh giá tiến độ sản xuất. Từ đó có thể đưa ra các giải pháp kịp thời để đảm bảo quy trình sản xuất luôn được suôn sẻ và hiệu quả.
-
Rút ngắn thời gian làm việc
Thời gian sản xuất là yếu tố quan trọng đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp. Nên khi sử dụng bảng Kanban, các doanh nghiệp, nhà quản lý có thể tập trung vào hoạt động cải tiến chu kỳ sản xuất (thời gian từ lúc bắt đầu tới khi hoàn thành một công việc).
-
Ngăn ngừa tình trạng quá tải công việc
Kanban sẽ giúp các doanh nghiệp giới hạn được số lượng công việc đang thực hiện dựa trên tài nguyên và nguồn năng lực hiện có. Điều này sẽ tránh lãng phí thời gian và nguồn lực không cần thiết, đảm bảo hiệu quả và thời gian sản xuất.
-
Tối ưu quy trình quản lý công việc
Khi sử dụng bảng, người quản lý sẽ đảm bảo tối ưu hóa được nguồn vật liệu, nhân sự trong dây chuyền sản xuất mà vẫn đảm bảo được quy trình sản xuất.
-
Nâng cao hiệu quả và tăng năng suất công việc
Tất nhiên thông qua việc xây dựng mô hình cụ thể, các doanh nghiệp sẽ đánh giá được mức độ hiệu quả của các công đoạn và từ đó đưa ra giải pháp tối ưu. Đồng thời, khi sử dụng phương pháp Kanban doanh nghiệp sẽ thúc đẩy tinh thần cạnh tranh và đổi mới văn hóa doanh nghiệp, từ đó quy trình sản xuất hiệu quả hơn theo thời gian.
Các bước thiết lập hệ thống Kanban
Nếu như bạn muốn ứng dụng mô hình Kanban trong công việc của mình có thể thiết lập hệ thống Kanban theo từng bước như sau:
Bước 1: Xác định cụ thể quy trình sản xuất hiện tại
Để thiết lập hệ thống việc đầu tiên bạn phải làm là xác định rõ quy trình sản xuất hiện đại. Nghĩa là bạn phải hiểu rõ chi tiết và ghi lại các bước, các giai đoạn của quy trình sản xuất từ khi bắt đầu tới khi kết thúc. Như vậy bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan về hoạt động sản xuất và sau này sẽ dễ dàng cải tiến hơn.
Bước 2: Xác định rõ các công việc cần thực hiện
Cần phải xác định các công việc cụ thể sẽ phải có trong sản xuất. Chẳng hạn như công việc kiểm tra chất lượng, vận chuyển như nào và các công việc khác kèm theo. Việc xác định trước các công việc phải làm sẽ giúp các nhà quản lý hiểu hơn về công đoạn và nhiệm vụ của từng công đoạn. Từ đó phân bổ nguồn lực và sắp xếp các đầu việc trên bảng một cách dễ dàng.
Bước 3: Vẽ thiết lập bảng Kanban
Sau khi đã xác lập các điều trên bạn sẽ tiến hành tạo bảng. Bạn có thể sử dụng bảng vật lý với các thẻ dán biểu thị công việc. Hoặc hiện đại hơn có thể xây dựng hệ thống trực tuyến. Bạn có thể xây dựng bảng với các cột như “Đang chờ”, “Đang tiến hành”, “Đã hoàn thành”, “Kiểm tra chất lượng”,…Miễn là mỗi thẻ phải gắn với các công việc tương ứng trong quy trình xuất. Từ đó bạn sẽ có cái nhìn trực quan và dễ quản lý công việc hơn.
Bước 4: Xác lập giới hạn WIP
Điều quan trọng nhất trong khi xây dựng mô hình Kanban chính là bạn phải xác định được giới hạn Work In Progress (WIP) – Số lượng công việc tối đa cho phép được tồn tại trong mỗi giai đoạn. Việc xác định giới hạn này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng quá tải công việc và doanh nghiệp sẽ không bị “ứ đọng” hàng hóa. Nếu như có quá nhiều WIP có thể sẽ gây lãng phí tài nguyên, tài chính và làm chậm trễ thời gian sản xuất.
Bước 5: Quản lý các luồng công việc
Đây là hệ thống quản lý công việc phụ thuộc vào sự chuyển động của các thẻ trên bảng. Do đó, bạn cần quản lý các luồng công việc, bao gồm theo dõi tiến độ của công việc và đảm bảo công việc được di chuyển, quy trình sản xuất được vận hành suôn sẻ.
Bước 6: Cải tiến và tối ưu đầu việc
Khi sử dụng phương pháp Kanban bạn sẽ không ngừng cải tiến và tối ưu hóa. Do đó, các doanh nghiệp cần phải duy trì sự linh hoạt để thích ứng với những thay đổi trong quy trình sản xuất và môi trường kinh doanh. Việc áp dụng những học hỏi từ các vòng lặp trước đó sẽ giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả của quy trình sản xuất cho nhà máy.
Lời kết
Từ những chia sẻ trên hy vọng bạn sẽ hiểu được Kanban là gì và tầm quan trọng của việc xây dựng bảng Kanban trong sản xuất. Bảng này sẽ đại diện cho quy tắc và thủ tục trong công việc và giúp cho việc vận hành sản xuất được “trơn tru” hơn. Do đó đừng quên ứng dụng thiết lập mô hình để doanh nghiệp của bạn không ngừng phát triển và hoạt động tốt nhất.
