Khi tiếp cận với các thuyết quản lý, một trong những nguyên tắc quản lý được coi trọng là nguyên tắc pareto dựa trên biểu đồ pareto. Vậy chính xác thì biểu đồ pareto là gì? Ứng dụng quy tắc Pareto như thế nào trong quản trị doanh nghiệp để đem lại kết quả tích cực nhất cho doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, tất cả những vấn đề xoay quanh Pareto chart đều sẽ được giải đáp chi tiết, tìm hiểu ngay.
Biểu đồ Pareto là gì?
Rất nhiều nghe tới biểu đồ Pareto thì đều có băn khoăn Pareto là gì? Thực ra đây là nguyên tắc quản trị được đặt tên theo nhà kinh tế học Vilfredo Pareto để chỉ 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân. Có nghĩa là mối quan hệ đầu vào và đầu ra là bất bình đẳng.
Biểu đồ nguyên tắc Pareto thường được biểu thị dưới dạng cột, hoặc mức độ ảnh hưởng của từng nguyên nhân và thứ tự của từng vấn đề sẽ được sắp xếp giảm dần từ trái sang phải. Tất cả các số liệu và đường, cột đều được thực hiện một cách trực quan giúp cho doanh nghiệp, nhà quản lý nắm được yếu tố quan trọng nhất và từ đó chủ động tập trung để giải quyết vấn đề.
Biểu đồ Pareto thường dùng sẽ bao gồm 6 thành phần khác nhau được phối hợp với nhau để giúp các nhà quản trị xác định được các yếu tố chính góp phần tạo nên kết quả. 6 thành phần gồm:
- Trục hoành X: chứa danh mục yếu tố cần phân tích
- Trục tung Y: thể hiện giá trị về số lượng hoặc tần suất của yếu tốt cần phân tích
- Thanh giá trị: thanh dọc trong biểu đồ Pareto biểu thị cho giá trị tương ứng từng yếu tố được liệt kê trên trục X
- Đường cong tích lũy – đường phần trăm tích lũy chính sẽ giúp các nhà đầu tư đánh giá được mức độ tác động của các yếu tố so với tổng thể. Đường cong tích lũy này thường bắt đầu từ trái sang phải trên trục X, từ 0% tới 100%.
- Trục phụ (nếu có) đứng bên phải biểu đồ, song song với trục Y để thể hiện giá trị tỷ lệ phần trăm tích lũy các yếu tố tổng thể.
Khi ứng dụng nguyên tắc Pareto vào quản trị kinh doanh có thể rút ra rằng:
- 80% lợi nhuận của doanh nghiệp nhất định thường tới từ 20% khách hàng của nó.
- 80% sự cố thường xuất phát trừ 20% khiếm khuyết
- 80% nhu cầu sử dụng của khách hàng tới từ 20% tính năng đặc biệt của sản phẩm
- 80% lợi nhuận của các nhà đầu tư sẽ đến từ chính 20% khoản đầu tư ban đầu.
Hãy luôn lưu ý rằng các con số phân phối không phải lúc nào cũng phải chính xác là 20% và 80% mà có thể dao động thành 10% và 90%. Điểm mấu chốt của nguyên lý Pareto chính là mọi thứ trong cuộc sống, kinh doanh đều không được phân phối đồng đều, phải có các yếu tố đóng góp nhiều hơn những thứ khác.
Những ưu điểm và hạn chế của nguyên lý pareto
Khi sử dụng nguyên lý pareto chắc chắn các doanh nghiệp sẽ nhận được rất nhiều lợi ích nhưng cũng tiềm ẩn một vài hạn chế. Cụ thể như sau:
Ưu điểm
Khi hiểu và ứng dụng hiệu quả Pareto, các nhà quản trị sẽ nhận được những lợi ích như:
- Thấy rõ hoạt động kinh doanh năng suất cao hơn
- Áp dụng nguyên tắc Pareto để điều phối và sử dụng nhân sự hiệu quả hơn
- Cải thiện kỹ năng đưa ra quyết định của nhà quản trị
- Phân tích biểu đồ Pareto sẽ giúp nhà kinh doanh tạo ra mức tác động tối đa từ lượng công việc ít nhất.
- Xác định được vấn đề, giá trị cần ưu tiên trong hoạt động kinh doanh
- Dễ dàng chia phần công việc thành các giai đoạn để dễ quản lý và vận hành
- Dễ dàng nhìn nhận được sự cố và khắc phục sự cố một cách nhanh chóng.
Hạn chế
Khi sử dụng pareto principle vẫn sẽ có có một số hạn chế nhất định, chẳng hạn như:
- Nguyên tắc Pareto được xây dựng dựa trên sự quan sát, không phải là công thức hay định luật toán học nào đó. Nên nguyên tắc này có thể không đúng trong mọi trường hợp.
- Khi hiểu pareto chart là gì bạn cũng sẽ biết rằng nguyên tắc này có thể xảy ra biến thể. Chẳng hạn như 30% người sử dụng lao động chịu trách nhiệm về 70% doanh số. Nên không phải lúc nào quy tắc 80/20 cũng được áp dụng.
- Nguyên tắc 80/20 chỉ phản ánh dữ liệu từ quá khứ, có thể hữu ích cho việc lập kế hoạch nhưng dữ liệu đó không thể đưa ra dự đoán tương lai.
- Nguyên tắc 80/20 chỉ tập trung vào những dữ liệu trong quá khứ, đôi khi làm cho các nhà quản trị bị cuốn theo. Từ đó lơ là việc tìm tòi, khám phá những sản phẩm mới, giải pháp mới.
Ví dụ: Trong hoạt động kinh doanh, sau khi ứng dụng nguyên tắc pareto 80/20 doanh nghiệp chỉ tập trung vào cải thiện doanh số bán hàng từ khách hàng hiện tại hơn là khám phá thị trường hoặc triển khai sản phẩm mới.
Hướng dẫn 6 bước lập pareto chart
Để lập Pareto chart hiệu quả, dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện, bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Thu thập và tổng hợp dữ liệu
Bạn cần thu thập các thông tin mặt hàng đang bán và số liệu doanh thu của mặt hàng ấy trong tháng là bao nhiêu. Sau đó tổng hợp hết tất cả các thông tin, dữ liệu đã thu thập điền vào file excel.
Bước 2: Sắp xếp dữ liệu
Sau khi bạn đã có được nguồn dữ liệu chính xác, bạn cần sắp xếp chúng theo thứ tự giảm dần về mặt giá trị.
Bước 3: Tính tỷ lệ phần trăm
Biểu đồ Pareto sẽ cho biết tỷ lệ phần trăm của mỗi thành phần tham gia biểu đồ để tạo cơ sở tham chiếu so sánh tới thành phần tổng. Bạn cần tính tỷ lệ phần trăm của mỗi thành phần tham gia biểu đồ. Với công thức như sau:
Bước 4: Tính tỷ lệ phần trăm tích lũy
Sau khi đã tính được tỷ lệ phần trăm của từng thành phần tham gia tham chiếu, các bạn sẽ tiến hành tính tỷ lệ phần trăm tích lũy theo công thức:
Thành phần n = % tích lũy của thành phần n-1 + % thành phần n.
Cụ thể như sau:
Bước 5: Vẽ biểu đồ Pareto
Sau khi đã nhập đầy đủ các dữ liệu cần thiết trên excel. Tiếp đó bạn bôi đen hoặc chọn vùng dữ liệu cần vẽ => Insert => Biểu đồ cột => OK.
Bạn cần đổi tên biểu đồ và các chỉ số sao cho tương ứng với đơn vị của bạn. Như vậy đã tạo được biểu đồ Pareto trên excel.
Bước 6: Phân tích biểu đồ Pareto với quy tắc 80/20
Sau khi đã có được biểu đồ Pareto, các bạn sẽ áp dụng quy tắc 80/20 để phân chia bản đồ. Từ phía trục phần trăm bên phải tiến hành kẻ đường thẳng tại vị trí 80%. Ở giao điểm của biểu đồ bạn sẽ kẻ một đường thẳng vuông góc với đường vừa kẻ và song song với trục phần trăm. Sau khi kẻ bạn sẽ thấy biểu đồ được chia thành 2 phần rõ ràng. Trong đó phần bên trái sẽ hiển thị nguyên nhân của 80% kết quả kinh doanh hoặc 80% vấn đề đang thảo luận hiện tại.
Lời kết
Trên đây chính là những thông tin về biểu đồ Pareto là gì để bạn tham khảo. Hãy luôn lưu ý rằng khi áp dụng nguyên tắc pareto các doanh nghiệp sẽ phân tích được các sự kiện đa yếu tố và xác định được mức ảnh hưởng của yếu tố đó. Tuy nhiên không phải vấn đề nào cũng phải vẽ biểu đồ Pareto mới cho kết quả. Bạn cần chủ động ngồi lại nhìn nhận về sự việc để tìm ra nguyên nhân và giải quyết sự khó khăn hiện tại.
