Cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế thị trường, HRIS ra đời như 1 phương pháp hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng chiến lược quản lý và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất. Vậy HRIS là gì? Các chức năng chính của HRIS? Hệ thống thông tin nhân sự giữ vai trò gì trong doanh nghiệp? Làm thế nào để lựa chọn được hệ thống thông tin nhân sự phù hợp? Tất cả những thông tin đó sẽ có ngay trong bài viết dưới đây của ACCESTRADE.
HRIS là gì?
HRIS là viết tắt của Human Resources Information System, hay còn được gọi là hệ thống thông tin nhân sự, đây là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và quản lý thông tin nhân sự phổ biến nhất hiện nay.
HRIS sẽ bao gồm các thông tin: Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, chính sách lương bổng, quá trình công tác, cơ chế khen thưởng và kỷ luật,… Những dữ liệu này sẽ được lưu trữ trên hệ thống và được cập nhật một cách thường xuyên. Đây chính là cơ sở để các HR và các chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược quan trọng liên quan đến nguồn lực.
Chức năng chính của HRIS
HRIS giúp giảm khối lượng công việc thủ công trong các doanh nghiệp bằng cách đầu tự động hóa quy trình quản lý. Dưới đây là một số chức năng chính của hệ thống thông tin nhân sự:
- Lưu trữ và sắp xếp hồ sơ nhân viên một cách khoa học, bảo mật dữ liệu liên quan và giữ kín thông tin cá nhân.
- Quản lý hệ thống thứ bậc của tổ chức.
- Tạo ra quy trình quản lý nhân sự rõ ràng, chuyên nghiệp: Từ giai đoạn tuyển dụng đến khi thử việc, ký hợp đồng lao động chính thức và thôi việc.
- Theo dõi quá trình đào tạo, đi du lịch và nghỉ phép hàng năm của nhân sự.
- Hỗ trợ các vấn đề liên quan đến chấm công, nghỉ phép, phúc lợi, lương thưởng và giải quyết hồ sơ cho nhân viên.
- Quản lý và đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên, đảm bảo sự hài lòng của họ với doanh nghiệp và công việc.
- Hỗ trợ tra cứu quá trình làm việc và năng lực của nhân viên để có kế hoạch phân bổ nguồn lực phù hợp với doanh nghiệp.
- Cung cấp các báo cáo tổng thể giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm được tình hình nhân sự.
7 bước lựa chọn HRIS
Bước 1: Tìm hiểu tổng quan kiến thức về hệ thống quản lý thông tin nhân sự
Để có thể lựa chọn được HRIS phù hợp, bạn cần nắm tổng quan kiến thức và các tính năng của HRIS. Những kiến này sẽ hỗ trợ bạn xây dựng và xác định các yêu cầu cụ thể, phù hợp với tình hình doanh nghiệp
Bạn có thể tham khảo trên Internet hoặc các trang web của những nhà cung cấp HRIS, ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp tổng đài để trao đổi cụ thể các thông tin.
Bước 2: Xác định nhu cầu và mục đích của doanh nghiệp
Tại sao bạn lại cần đến HRIS? Hãy trả lời câu hỏi đó để có thể xác định được nhu cầu và mục đích của doanh nghiệp. Xác định rõ ràng giúp bạn tiết kiệm thời gian, nguồn lực và có kế hoạch phù hợp trong ngắn hạn lẫn dài hạn. Đồng thời, việc hiểu rõ nhu cầu của mình sẽ giúp bạn dễ dàng tìm được nhà cung cấp phù hợp.
Đây được xem là bước quan trọng nhất khi doanh nghiệp có ý định sử dụng hệ thống quản lý thông tin nhân sự. Vì vậy, hãy xác định chính xác những chức năng và dữ liệu mà doanh nghiệp muốn quản lý. Đồng thời xác định những báo cáo, quy trình thực hiện,… cần thiết. Hãy trao đổi và tham khảo ý kiến từ các lãnh đạo và phòng ban khác, đảm bảo nhu cầu và mục đích đặt ra được đầy đủ và đồng bộ.
Bước 3: Xác định ngân sách
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp HRIS. Vì vậy bạn cần xác định mức ngân sách phù hợp mà doanh nghiệp có thể chi trả. Việc này sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được nhà cung cấp phù hợp, hẹn gặp, trao đổi và bắt đầu sử dụng bản dùng thử.
Ngoài ra, để phù hợp với dòng tiền doanh nghiệp bạn có thể tham khảo mua phần mềm trọn gói hoặc giải pháp thuê HRIS. Có thể chia ra nhiều giai đoạn triển khai, nâng cấp dần phần mềm cho phù hợp.
Bước 4: Chọn ra những nhà cung cấp uy tín
Sau khi đã xác định được nhu cầu và mục đích của doanh nghiệp, đồng thời xác định được mức ngân sách phù hợp thì đây là lúc bạn cần chọn ra những nhà cung cấp HRIS uy tín. Bạn có thể tiến hành các bước: Yêu cầu báo giá, tài liệu chi tiết và nghiên cứu sâu hơn về nhà cung cấp. Ngoài ra bạn cần để ý các thông tin: số năm kinh nghiệm, đội ngũ nhân sự, doanh thu, chiến lược, các khách hàng lớn, phản hồi khách hàng. Ngoài ra bạn cũng có thể tiến hành phỏng vấn trực tiếp những vị khách đã sử dụng phần mềm HRIS từ nhà cung cấp.
Bước 5: Xác định phạm vi triển khai HRIS
Khi đã chọn ra được những nhà cung cấp uy tín, bạn cần xác định chính xác phạm vi triển khai hệ thống thông tin nhân sự. Cần dựa vào các tiêu chí đã đặt ra và khả năng của nhà cung cấp để xác định phần mềm phù hợp, những nội dung cần điều chỉnh, thời gian, giai đoạn triển khai.
Bước 6: Đàm phán, trao đổi với nhà cung cấp
Đây là lúc bạn cần đàm phán và trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp HRIS, đảm bảo đạt được mục tiêu kinh doanh, phạm vi dự án, chi phí, quy trình triển khai và các dịch vụ hỗ trợ đi kèm.
Bạn cần cẩn thận lựa chọn nhà cung cấp hệ thống quản lý thông tin nhân sự, cần đảm bảo có thể ứng dụng phần mềm trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
Bước 7: Đưa ra lựa chọn cuối cùng
Đây chính là bước cuối cùng trong việc lựa chọn HRIS và là điều tương đối khó khăn đối với nhiều người, tuy nhiên nếu làm đúng như những bước đã đề ra ở trên thì việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Lời kết
Lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp sẽ rất hữu ích trong việc quản trị doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin mà ACCESSTRADE Việt Nam đã giúp bạn hiểu tổng quan về HRIS và cách lựa chọn hệ thống quản lý thông tin nhân sự phù hợp. Hãy bắt đầu ứng dụng hệ thống này để nâng cao chất lượng nhân lực của bạn ngay hôm nay. Chúc quý doanh nghiệp thành công!
