Xã hội ngày càng phát triển, kỹ năng multitasking ngày càng được đánh giá cao. Nếu muốn trụ lại và phát triển bền vững trong một doanh nghiệp thì kỹ năng multitasking là gần như không thể thiếu. Tuy nhiên nếu không biết áp dụng multitasking một cách hiệu quả thì sẽ dễ bị phản tác dụng, đem lại nhiều tác động tiêu cực cho doanh nghiệp và cho chính bạn. Vậy Multitasking là gì? Bí quyết multitasking hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Multitasking là gì?
Multitasking được hiểu là kỹ năng làm việc đa nhiệm. Chi tiết hơn, kỹ năng này chỉ khả năng làm nhiều việc trong cùng một lúc nhằm đẩy nhanh tiến độ và rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.
Có 3 dạng Multitasking thường gặp:
- Thực hiện hai tác động vật lý cùng một lúc (Ví dụ như: Trả lời nhiều cuộc gọi và email đồng thời; Vừa giảng bài vừa viết bài trên bảng,…)
- Chỉ thực hiện một nhiệm vụ về thể chất (Ví dụ như: Vừa họp vừa suy nghĩ giải quyết một công việc khác; Vừa nghe nhạc vừa nấu ăn,…)
- Tận dụng thời gian nhàn rỗi (Ví dụ như: Soạn thảo văn bản trong lúc chờ cấp trên duyệt bản kế hoạch)
Có thể nói multitasking rất dễ dàng bắt gặp ở khắp nơi trong cuộc sống, từ những việc đơn giản nhất đến những việc cần nhiều thời gian suy nghĩ triển khai, đều có thể áp dụng kỹ năng đa nhiệm.
Tầm quan trọng của Multitasking
Tiết kiệm thời gian
Kỹ năng làm việc đa nhiệm cho phép bạn tiết kiệm được lượng lớn thời gian nhờ vào khả năng làm nhiều việc cùng một lúc.
Ví dụ: Bạn vừa có thể trao đổi với khách hàng, vừa ghi chép lại những thông tin cần thiết.
Bằng cách này, bạn có thể đồng thời hoàn thành 2 việc thay vì dành gấp đôi thời gian để hoàn thành 2 việc đó.
Tiết kiệm chi phí
Như đã đề cập, kỹ năng multitasking ngày càng được đánh giá cao. Nhân viên có khả năng đa nhiệm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí thay vì phải thuê nhiều nhân sự cho mỗi vị trí riêng biệt.
Cải thiện hiệu quả công việc
Multitasking cho phép thực hiện nhiều công việc cùng lúc trong một khoảng thời gian nhất định, điều này sẽ giúp cải thiện năng suất công việc cực hiệu quả. Đồng thời, tốc độ làm việc cũng được rút ngắn đáng kể.
Những tác động tiêu cực của làm việc đa nhiệm
Có thể thấy, multitasking đem lại rất nhiều lợi ích và hiệu quả to lớn cho doanh nghiệp và cho chính bạn. Tuy nhiên làm việc đa nhiệm cũng có những mặt trái nhất định cần lưu ý:
- Gián đoạn luồng công việc: Áp dụng multitasking nghĩa là bạn đang thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Điều này sẽ dễ khiến luồng công việc bị chồng chéo và gián đoạn
- Mất tập trung: Khi bạn làm việc đa nhiệm, đồng nghĩa với việc bộ não không thể tập trung 100% cho công việc nào. ĐIều này sẽ dễ dẫn đến những sai sót không đáng có và tiêu tốn rất nhiều năng lượng.
- Giảm hiệu suất lao động: Nếu không biết cách áp dụng, làm việc đa nhiệm sẽ chỉ khiến năng suất lao động bị giảm sút. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, bộ não của con người chỉ có thể tập trung xử lý 1 luồng thông tin nhất định. Multitasking có khả năng sẽ khiến người sử dụng bị quá tải và nhiễu loạn thông tin, năng suất lao động cũng theo đó mà kém đi.
- Mai một kỹ năng: Khi phải giải quyết nhiều việc cùng lúc, bạn rất khó để tập trung phát triển kỹ năng của mình. Lâu dài theo thời gian, kỹ năng chính sẽ bị mai một.
Xem thêm: Kỹ năng mềm là gì? TOP 10+ kỹ năng quan trọng cần thiết nhất
Bí quyết làm việc đa nhiệm hiệu quả
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc
Thay vì chỉ đưa ra deadline, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc cho doanh nghiệp của bạn. Biết được chính xác công việc nào cần giải quyết trước, công việc nào cần giải quyết sau sẽ giúp kỹ năng Multitasking được phát huy hiệu quả. Đồng thời làm việc đa nhiệm còn giúp duy trì sự cân bằng và tiến độ công việc.
Tận dụng Multitasking cho những công việc không quan trọng
Hãy sắp xếp và chia ra những công việc nào là quan trọng, công việc nào là không quan trọng.
- Đối với những công việc không quan trọng, bạn có thể tận dụng làm đồng thời nhiều việc (Ví dụ: Vừa nghe nhạc. vừa dọn nhà, vừa nấu ăn,…)
- Đối với những công việc quan trọng, bạn chỉ nên áp dụng multitasking khi đã thành thạo và không cần phải quá cố gắng.
Nhóm các công việc tương tự lại với nhau
Để multitasking hiệu quả, bạn nên nhóm các công việc tương tự lại với nhau, thực hiện chúng trong cùng một lúc. Bằng cách này, bộ não sẽ trở nên quen thuộc với luồng công việc và vận hành trơn tru hơn.
Ví dụ: Đăng nhiều bài trên các nền tảng mạng xã hội => Bạn hãy nhóm chúng lại và lên lịch đăng bài cụ thể. điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh bị xao nhãng khi đang thực hiện những công việc khác.
Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng
Trong khi làm việc, bạn ắt hẳn sẽ gặp phải rất nhiều yếu tố gây xao nhãng. Để multitasking hiệu quả, bạn cần loại bỏ hết các tác nhân đó. Môi trường làm việc cần đáp ứng tiêu chuẩn 5S:
- Sàng lọc: Sàng lọc và loại bỏ những tác nhất, có khả năng gây xao lãng
- Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, cẩn thận, có đánh số và ký hiệu nhận biết
- Sạch sẽ: Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ
- Săn sóc: Đảm bảo luôn thực hiện và duy trì 3 công việc trên
- Sẵn sàng: Biến những công việc trên thành thói quen
Luyện tập Multitasking
Muốn thành thạo bất cứ việc gì ta cũng đều cần phải luyện tập và multitasking cũng vậy. Để có thể làm việc đa nhiệm hiệu quả bạn cần duy trì luyện tập và đảm bảo sức khỏe. Bạn có thể tham khảo 2 phương pháp sau:
- Phương pháp Pomodoro: Cứ sau mỗi 25p tập trung vào công việc, hãy nghỉ ngơi 5p
- Phương pháp 52/17: Cứ sau mỗi 52p tập trung vào công việc, hãy nghỉ ngơi 17p
Lời kết
Hi vọng qua bài viết vừa rồi của ACCESSTRADE đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Hãy liên tục cố gắng phát triển, trau dồi bản thân để có thể trở thành ứng viên sáng giá trong con mắt của các nhà tuyển dụng nhé. Chúc bạn thành công!
