Xây dựng, quản lý và cải tiến quy trình nghiệp vụ luôn được xem là những bước quan trọng tạo nền móng phát triển doanh nghiệp. Cụ thể quy trình nghiệp vụ là gì? Trong kinh doanh online có cần xây dựng quy trình nghiệp vụ giúp tăng trưởng doanh thu không? Vấn đề này sẽ được giải đáp chi tiết trong phần chia sẻ dưới đây, tham khảo ngay.
Quy trình nghiệp vụ là gì?
Business Process Management – quy trình nghiệp vụ là gì? Đây chính là một chuỗi các công việc theo thứ tự nhất định cần được hoàn thành để đạt mục tiêu kinh doanh. Việc triển khai các công việc dựa trên mô tả quy trình nghiệp vụ rõ ràng sẽ giúp đảm bảo các mục tiêu lớn – nhỏ của doanh nghiệp không bị bỏ sót. Nên có thể đánh giá quy trình nghiệp vụ chính là thành phần chính quan trọng của quá trình kinh doanh, giúp doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu theo lộ trình rõ ràng.
Phân loại quy trình nghiệp vụ
Dựa trên mô tả quy trình nghiệp vụ có thể phân loại quy trình nghiệp vụ thành 3 loại chính như sau:
- Quy trình chính (Primary Process): đây là quy trình cơ bản với mục đích chính là cung cấp cho các khách hàng sản phẩm. Các nhiệm vụ trong quy trình này đều nhằm tăng thêm giá trị cho các đợt chào bán sản phẩm cuối.
- Quy trình hỗ trợ (Support Process): đây là quy trình không trực tiếp thêm giá trị cho sản phẩm nhưng lại là quy trình bổ trợ cho quy trình chính triển khai hiệu quả. Quy trình này sẽ tập trung hướng tới việc hỗ trợ cho các hoạt động của tổ chức.
- Quy trình quản lý (Administration Process): gồm các quy trình chi phối hoạt động, công tác quản trị và quản lý chiến lược. Đây là được coi là quy trình hành lang để đảm bảo hiệu quả của quy trình chính và quy trình bổ trợ có được sự kết nối với nhau. Trong hoạt động kinh doanh, quy trình quản lý sẽ được sử dụng để lập kế hoạch, giám sát, kiểm soát các quy trình khác thông qua hoạt định chiến lược lâu dài.
Vai trò của quy trình nghiệp vụ
Quy trình nghiệp vụ cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp, bởi thông qua trình này, các doanh nghiệp có thể:
- Cung cấp tài liệu đồng bộ trong doanh nghiệp, định hướng nhân viên làm việc hiệu quả, giải quyết các công việc một cách nhanh chóng.
- Đảm bảo năng suất lao động, tiến độ công việc và chất lượng sản phẩm
- Giảm thiểu tối đa các rủi ro về nhân viên nghỉ việc hay thuyên chuyển công tác
- Giúp các cấp quản lý nhanh chóng xử lý các vấn đề lỗi đột ngột trong quá trình sản xuất
- Giúp các cấp lãnh đạo không phải thường xuyên giải quyết những vấn đề lặp đi lặp lại hàng ngày.
- Tạo tính chuyên nghiệp và sự thống nhất tốt cho các doanh nghiệp
- Thông qua mô tả quy trình nghiệp vụ cụ thể sẽ giải phóng các vấn đề trách nhiệm công việc của từng người, từng đối tượng, tạo tính minh bạch hơn về trách nhiệm và quyền lợi của từng người.
- Hỗ trợ các cấp quản lý, lãnh đạo có thể triển khai công việc một cách nhanh chóng và đưa ra được những quyết định thuận lợi hơn.
- Giảm các lỗi xuất phát từ con người khi điều phối công việc cho đúng với đúng chuyên môn
- Tạo điều kiện phát triển và ứng dụng công nghệ mới vào phát triển sản xuất.
Các bước xây dựng quy trình nghiệp vụ
Quy trình nghiệp vụ sẽ được quản lý xây dựng theo từng bước một như sau:
Bước 1: Hoạch định rõ công việc cần thực hiện
Đây là bước vạch rõ những hạng mục công việc cần thực hiện và cần phải được triển khai liên tục. Các công việc chính này đều hướng tới giúp doanh nghiệp tìm ra hướng đi mới, cải thiện những vấn đề hiện đang áp dụng. Song song với đó là doanh nghiệp cũng cần chỉ rõ công việc này sẽ do cá nhân, phòng ban nào phụ trách và chịu trách nhiệm chính.
Bước 2: Xây dựng lưu đồ quy trình nghiệp vụ
Đây là bước trình bày quy trình một cách trực quan bằng cách tạo lưu đồ. Đây sẽ là lưu đồ điều chỉnh các điều kiện, sự kiện và luồng dữ liệu để mọi người cùng nắm bắt rõ ràng và thực hiện triển khai. Càng mô tả quy trình nghiệp vụ chi tiết càng giúp cho các hoạt động phát triển dự án triển khai thuận lợi hơn.
Bước 3: Phát triển
Doanh nghiệp sẽ thực hiện thử nghiệm các quy trình với một nhóm hoặc áp dụng với quy mô nhỏ. Khi thành công và có hiệu quả thì quy trình đó sẽ được triển khai trên phạm vi rộng.
Bước 4: Quan sát theo dõi
Khi triển khai quy trình nghiệp vụ, các doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tiến trình kể cả khi đã test qua quy trình đó với một nhóm nhỏ. Điều này nhằm đảm bảo các công việc diễn ra đúng thời gian, đúng kỹ thuật.
Bước 5: Tối ưu quy trình nghiệp vụ
Dựa trên những đánh giá ghi nhận ở bước 4, những người quản lý quy trình nghiệp vụ sẽ có sự điều chỉnh, khắc phục, cải thiện sự thiếu sót trong quy trình. Để tạo nên quy trình nghiệp vụ hoàn thiện nhất, mang lại kết quả tốt trong tương lai.
Các bước xây dựng quy trình nghiệp vụ bán hàng online
Trong quy trình nghiệp vụ bán hàng online dành cho người mới bắt đầu sẽ bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Nghiên cứu, phân tích thị trường và định hướng sản phẩm muốn kinh doanh
Nghiên cứu thị trường và sản phẩm là bước cực kỳ quan trọng mà nhà bán hàng cần quan tâm tới. Khi trực tiếp nghiên cứu thị trường người bán sẽ hiểu được insight khách hàng, hiểu được cái mà khách hàng cần để từ đó đưa ra được những sản phẩm, dịch vụ chất lượng, phù hợp với thị hiếu.
Các nhà bán hàng có thể tìm hiểu thị trường bằng cách tham gia các nhóm trên facebook, các diễn đàn, các trang page cộng đồng,…có liên quan tới ngành hàng dự định kinh doanh. Bạn có thể sử dụng thêm các công cụ tìm kiếm như google, google trend, tiktok,…để xác định thêm về xu hướng mua hàng của khách hàng hiện nay.
Đặc biệt bạn cần nghiên cứu đối thủ trong cùng ngành để đưa ra sản phẩm, dịch vụ phù hợp. Thông qua cách nghiên cứu đối thủ, các nhà bán hàng sẽ điểm ra được những điểm mạnh của mình để vượt lên đối thủ khi tung sản phẩm, dịch vụ của mình ra thị trường.
Bước 2: Định hướng nhóm khách hàng tiềm năng
Đối với ngành bán hàng online, nhà bán hàng phải xác định được nhóm khách hàng tiềm năng, xây dựng rõ chân dung khách hàng mới là chiến lược kinh doanh đúng đắn. Vì khi đã có chân dung khách hàng cụ thể các nhà bán hàng sẽ đưa ra được những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất.
Bạn có thể xác định nhóm khách hàng dựa trên các tiêu chí sau:
- Độ tuổi khách hàng hướng tới là trung niên, thanh niên, giới trẻ, hay mẹ và bé
- Giới tính khách hàng tiềm năng chủ đạo là nam, nữ hay LGBT
- Nhu cầu của khách hàng với sản phẩm như công năng nổi trội, lợi ích của sản phẩm khi khách hàng chọn lựa sử dụng.
- Thói quen mua sắm của khách hàng như họ thích săn sale không? Họ thường mua những sản phẩm kèm quà tặng không? Hay họ thích các sản phẩm freeship.
- Vị trí địa lý của khách hàng họ thường ở thành phố hay nông thôn.
Bạn có thể xác định các tiêu chí này thông qua hoạt động khảo sát online, phỏng vấn ngẫu nhiên,…để thu được các dữ liệu khách hàng.
Bước 3: Tìm nguồn sản phẩm tin cậy
- Đây là giai đoạn quyết định tới sự thành công của bạn. Bạn phải kiếm được nguồn hàng chất lượng với mức giá ưu đãi phù hợp với mọi nhu cầu của khách hàng. Bạn có thể tìm kiếm các nguồn cung cấp các mặt hàng chất lượng từ:
Facebook hay các sàn thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Tiktok,..): Đây là nơi cung cấp đa dạng các mặt hàng, mẫu mã cùng chương trình ưu đãi hấp dẫn khi mua số lượng lớn. - Google: bạn chỉ cần tìm kiếm sản phẩm với cú pháp tên sản phẩm + giá sỉ sẽ có được hàng loạt kết quả phù hợp hiện ra. Rồi từ đó bạn lựa ra khoảng 5 – 6 đơn vị phù hợp cả về giá và chất lượng để tiến hành so sánh và đặt nhập.
- Hàng nước ngoài: bạn nhập hàng trực tiếp từ nhà sản xuất sẽ có mức giá ưu đãi hơn nhập hàng từ đơn vị thứ 3. Bạn có thể chọn lựa các kênh nhập hàng uy tín như Taobao, Tmall,…
- Hàng từ chợ truyền thống: chợ Lớn (HCM), chợ An Đông (HCM), chợ Bình Điền (HCM), chợ Đồng Xuân (Hà Nội),… là những địa chỉ nhập hàng bạn có thể tham khảo.
Bước 4: Xây dựng content giới thiệu sản phẩm
Bằng cách kết hợp hình ảnh hoặc video sản phẩm hấp dẫn và đặc biệt về mặt hình ảnh với nội dung bài đăng hấp dẫn, người bán có thể thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả và tạo ra sự quan tâm đến sản phẩm của họ. Điều quan trọng là người bán phải chú ý đến cả nội dung và cách trình bày mô tả chi tiết sản phẩm của mình, vì điều này không chỉ cung cấp cho khách hàng thông tin toàn diện mà còn để lại ấn tượng lâu dài về sự chuyên nghiệp và chuyên nghiệp của cửa hàng.
Để xây dựng lời giới thiệu hấp dẫn và hấp dẫn, người bán có thể sử dụng các gợi ý sau:
- Để giải quyết hiệu quả trọng tâm và nhu cầu của khách hàng, điều cần thiết là nội dung phải rõ ràng và ngắn gọn.
- Để phân biệt với các cửa hàng khác, ưu tiên sử dụng hình ảnh tự chụp (video) hoặc ảnh có bản quyền.
- Để nâng cao tính thuyết phục cho bài viết của bạn, hãy cân nhắc việc kết hợp những phản hồi chân thành của khách hàng hoặc những lời nói trung thực vào quá trình sáng tạo nội dung của bài viết.
- Khi đánh giá một hình ảnh, điều quan trọng là phải tính đến cả màu sắc và độ sắc nét của nó.
- Để thu hút khách hàng một cách hiệu quả, điều quan trọng là phải chụp ảnh quần áo, sản phẩm thời trang với bối cảnh phù hợp, nhấn mạnh vào bản thân sản phẩm và sắp xếp trang phục phối hợp theo bộ.
Xem ngay: Cách viết Content thu hút: Đột phá 18 bí kíp hấp dẫn nhiều người xem
Bước 5: Tiếp thị sản phẩm online
Tiếp thị sản phẩm online giúp bạn tiếp cận được khách hàng mục tiêu nhanh chóng hơn. Bạn có thể đăng lên một số nền tảng mạng xã hội như:
- Facebook, Instagram, Twitter
- Google ads, Facebook ads
- Email Marketing
Ngoài PR trực tiếp về sản phẩm bạn cần chuẩn bị thêm các nội dung chia sẻ kiến thức, mẹo hữu ích để nhận được sự quan tâm hơn của khách hàng.
Bước 6: Hợp tác với đơn vị chuyển phát chuyên nghiệp
Đối với hoạt động kinh doanh online, quy trình vận chuyển đơn hàng cũng rất được coi trọng. Một đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp sẽ giúp cho bạn chuyển giao sản phẩm tới tay khách hàng một cách trọn vẹn nhất, tăng mức độ hài lòng với khách hàng.
Bước 7: Chú trọng chăm sóc khách hàng sau khi bán
Sau khi bán hàng bạn cần chăm sóc khách hàng để đảm bảo độ hảo cảm của người mua, từ đó có được thêm nhiều khách hàng trung thành và tăng tỷ lệ khách giới thiệu tự nhiên tốt hơn.
Lời kết
Trên đây chính là quy trình nghiệp vụ chi tiết để những nhà kinh doanh có thể tự tin áp dụng. Hy vọng với những thông tin này bạn sẽ mở rộng được hoạt động kinh doanh hiệu quả. Chúc bạn thành công.
