POLC là nền tảng kiến thức cơ bản mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng cần nắm rõ. Hãy cùng ACCESSTRADE tìm hiểu về POLC và cách ứng dụng POLC trong quản trị doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.
POLC là gì
POLC là một khung lý thuyết biểu thị 4 chức năng chính yếu trong quản trị doanh nghiệp. Nó là viết tắt của:
- Planning: Lập kế hoạch
- Organizing: Tổ chức
- Leading: Lãnh đạo
- Controlling: Kiểm soát
Bốn chức năng này giữ vai trò như nhau và được tích hợp linh hoạt trong quản trị doanh nghiệp. Các nhà quản lý không bắt buộc phải tham gia thực hiện cả 4 vai trò này mà chỉ cần tập trung vào những chức năng phù hợp với vị trí của họ. POLC đóng vai trò phân phối công việc và xác định nhiệm vụ trong doanh nghiệp. Đồng thời giúp bạn hiểu rõ nhiệm vụ đang làm và xác định các bước tiếp theo.
Chức năng chính của POLC
Planning – Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và được xem là bộ não quyết định và quản lý các hoạt động sau này của POLC. Lập kế hoạch sẽ bao gồm việc thiết lập mục tiêu và các hành động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Khi lập kế hoạch, các nhà lãnh đạo cần:
- Đảm bảo sự thống nhất giữa chiến lược và mục tiêu đặt ra
- Duy trì sự nhất quán giữa các mục tiêu
- Nhất quán trong định hướng chiến lược
Organizing – Tổ chức
Tổ chức là chức năng thứ 2 trong POLC, đề cập đến chuyện phân bổ nhân sự và nguồn lực nhằm đảm bảo cơ cấu và duy trì hoạt động doanh nghiệp. Cấu trúc tổ chức thường được thể hiện bằng một sơ đồ và thường được phân chia theo bộ phận, phòng ban chức năng, theo sản phẩm, dự án hoặc theo khu vực địa lý hoặc khách hàng.
Organizing cũng đề cập đến việc thiết kế công việc, quyết định nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân và cách các nhiệm vụ đó được thực hiện.
Người lãnh đạo cần xác định định hướng rõ ràng để có thể tối ưu nguồn nhân lực doanh nghiệp. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp có xu hướng đa dạng hóa thiết kế công việc của họ, nhằm tạo điều kiện cho phép nhân viên giao lưu, học hỏi trong nhiều lĩnh vực liên quan bên cạnh việc phát triển chuyên môn chính.
Leading – Lãnh đạo
Lãnh đạo bao gồm việc hướng dẫn, ảnh hưởng và tạo động lực thúc đẩy nhân viên. Một nhà lãnh đạo giỏi không chỉ đề cập đến khả năng hướng dẫn và bàn giao công việc mà còn cần biết truyền cảm hứng cho các cá nhân xung quanh, cả trong công việc lẫn cuộc sống.
Thế giới đang không ngừng phát triển, vai trò của một nhà lãnh đạo là đặc biệt quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Các nhà lãnh đạo cần có khả năng thích nghi nhanh chóng và áp dụng các kỹ năng quản lý theo tình hình thực tế.
Controlling – Kiểm soát
Chức năng kiểm soát trong mô hình POLC nhằm đảm bảo hiệu suất làm việc không đi chệch so với tiêu chuẩn ban đầu. Hoạt động kiểm soát bao gồm ba bước:
- Đặt ra các tiêu chuẩn hoạt động
- So sánh và đánh giá thực tế với tiêu chuẩn đặt ra
- Tiếp tục phát huy hiệu quả và thực hiện cải tiến, khắc phục nếu cần thiết
Ngoài ra, có ba phương pháp kiểm soát được phân loại theo ba mục tiêu kiểm soát:
- Hành vi
- Kết quả
- Con người
Bối cảnh kinh doanh đang biến động ngày càng phức tạp, chức năng kiểm soát ngày càng giữ vai trò quan trọng. Các nhà lãnh đạo cần dựa vào dữ liệu thực tế, ứng dụng chuyển đổi số, sử dụng các công cụ đo lường,… để đưa ra các quyết định chính xác.
Ví dụ thực tế về mô hình POLC
Chiến lược kinh doanh của Amazon
Để có được sự thành công như hiện tại, Amazon đã áp dụng mô hình POLC cực kỳ hiệu quả, cụ thể như sau:
Planning – Lập kế hoạch:
- Sử dụng chiến lược giá cả để tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường và thu hút khách hàng
- Ứng dụng công nghệ hiện đại tối ưu hoá vận hành và tiết kiệm chi phí
- Tập trung vào việc cải thiện cơ sở hạ tầng công nghệ, đầu tư và nghiên cứu và phát triển, tận dụng tối đa nguồn lực.
Organizing – Tổ chức
- Phân chia các nhóm theo tính năng và vai trò
- Phân cấp toàn cầu và theo khu vực địa lý
- Tập trung vào hiệu suất hoạt động
Leading – Lãnh đạo
- Chính sách đãi ngộ nhân viên hấp dẫn ( 20 tuần nghỉ phép có lương ghi lập gia đình, được phép đem thú cưng đi làm,…)
- Duy trì mức lương tối thiểu $15/giờ
- Mức thưởng hấp dẫn khi làm việc vào cuối tuần
Controlling – Kiểm soát:
- Kiểm soát tốc độ làm việc của nhân viên bằng camera giám sát
- Kiểm kê thường xuyên số lượng sản phẩm trong kho
- Theo dõi tốc độ phản hồi email
- Kiểm tra doanh số bán hàng và lợi nhuận
- Phần mềm được kiểm tra định kỳ, đảm bảo thuận lợi cho việc mua hàng của khách
Chiến lược kinh doanh của Coca – Cola
Là đế chế dẫn đầu trong ngành nước giải khát, Coca – Cola cũng đưa khung mô hình POLC vào chiến lược kinh doanh của mình:
Planning – Lập kế hoạch:
- Tập trung vào khách hàng và trải nghiệm khách hàng
- Đặt mục tiêu gia tăng thị trường trong dài hạn
Organizing – Tổ chức:
- Phân chia cơ cấu tổ chức theo chức năng
- Văn hóa trao quyền và tự chịu trách nhiệm ở các cấp quản lý trở lên
- Thiết kế các chiến dịch theo nguyên tắc đa dạng hóa và chuyên môn hóa công việc
- Xây dựng cơ sở hạ tầng và hệ thống phân phối bán lẻ
Leading – Lãnh đạo:
- Chế độ đãi ngộ hấp dẫn ( thưởng theo năng lực, lộ trình phát triển theo mục tiêu cá nhân,…)
- Nhân viên được tiếp cận và dễ dàng trao đổi công việc với cấp quản lý
- Khuyến khích giao tiếp giữa các phòng ban, tạo sự liên kết chặt chẽ trong vận hành
Controlling – Kiểm soát:
- Tập trung vào chất lượng sản phẩm, kiểm tra và theo dõi thường thuyên, đảm bảo đạt chuẩn đề ra.
- Đầu tư vào công nghệ, tối ưu hoá quy trình sản xuất
- Kiểm tra và đánh giá nhân viên định kỳ
Chiến lược kinh doanh của Apple
Nhắc đến mô hình POLC, không thể không nhắc đến ông trùm công nghệ Apple:
Planning – Lập kế hoạch:
- Ưu tiên trải nghiệm khách hàng
- Tạo hệ sinh thái với hệ điều hành riêng biệt cho nhóm khách hàng
- Tạo các buổi hội thảo miễn phí để khách hàng tham gia và hiểu về thương hiệu
Organizing – Tổ chức:
- Cho phép nhân viên đề xuất cải tiến sản phẩm
- Tập trung đào tạo và phát triển nhân viên
Leading – Lãnh đạo:
- Chế độ đãi ngộ hấp dẫn (Giảm 25%-50% khi mua sản phẩm, ăn vặt ăn nhẹ miễn phí, nghỉ trước và sau khi sinh, các khoản đãi ngộ cá nhân và liên quan đến sức khoẻ,…)
- Nhân viên được tiếp cận và dễ dàng trao đổi công việc với cấp quản lý
Controlling – Kiểm soát:
- Liên tục cải tiến và phát triển sản phẩm
- Tập trung vào chất lượng sản phẩm, kiểm tra và theo dõi thường thuyên, đảm bảo đạt chuẩn đề ra.
- Kiểm tra doanh số bán hàng và lợi nhuận
Lời kết
Tuân thủ các nguyên tắc trong mô hình POLC là sẽ giúp doanh nghiệp vận hành và phát triển hiệu quả. Qua bài viết vừa rồi, ACCESSTRADE hi vọng các nhà lãnh đạo đã hiểu về POLC và có thể áp dụng nó cho doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!
