Để nhân viên cố gắng hết mình để hoàn thành công việc thì các ban lãnh đạo thường đưa ra các chỉ tiêu KPI. Vậy cách tính KPI như thế nào để phù hợp cho từng nhân viên?
KPI là gì?
KPI là viết tắt của Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá tiến độ công việc thực, được xem như một công cụ đo lường, chất lượng hiệu quả công việc được thể hiện thông qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng và là một phần quan trọng trong quản trị doanh nghiệp.
Từ đó, chỉ số KPI phản ánh hiệu quả hoạt động của một cá nhân, các tổ chức hoặc bộ phận chức năng.
Mục tiêu đặt ra KPI là để khuyến khích các cá nhân hoặc tập thể nỗ lực làm việc hết sức mình nhằm đạt được các mục tiêu trong thời gian ngắn của công ty. Đồng thời, đây cũng là yếu tố căn bản để công ty tự đánh giá quá trình hoạt động của mình trong một thời gian nhất định.
KPI tốt là như thế nào?
Khi đưa ra KPI cho nhân viên hay phòng ban trong một công ty thì lãnh đạo cần phải dựa vào các yếu tố thực tế để đưa ra. Thông thường một bộ KPI tốt sẽ phải đáp ứng đủ các tiêu chí như sau:
- Phù hợp với những điều kiện và mục tiêu chiến lược của công ty trong thời gian ngắn hạn.
- Trọng tâm được thể hiện thông qua các trọng số của những mục tiêu hoặc chỉ tiêu đã đề ra.
- Chỉ số KPI bộ phận và các cá nhân cần phải đảm bảo tính phù hợp với các chức năng trong công ty đã được phân bổ.
- KPI phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí SMART đó là: Cụ thể (Specific), Có khả năng đạt được (Achievable), Đo lường được (Measurable), Thực tế (Realistic) và Có mốc thời gian hoàn thành cụ thể (Time-bound).
Cách xác định KPI
Để có thể xác định KPI hiệu quả và có tính khách quan thì các nhà lãnh đạo cần phải tham khảo cách xác định chuẩn như sau:
- Bước 1: Xác định chính xác chủ thể đang cần xây dựng KPI.
- Bước 2: Xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân hoặc phòng ban.
- Bước 3: Xác định rõ các nhiệm vụ của từng cá nhân.
- Bước 4: Xác định các chỉ số hiệu suất cốt yếu của chỉ số KPIs.
- Bước 5: Xác định rõ khung điểm KPI cho kết quả rõ rệt sẽ giúp người quản lý dễ dàng đánh giá được tiến độ và hiệu quả công việc, cũng như là khả năng của công ty.
- Bước 6: Đo lường, tổng kết lại để đưa ra kế hoạch điều chỉnh hợp lý vào tháng hoặc là kỳ chạy chiến lược KPI tiếp theo.
Đặt KPI theo công thức SMART
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng công thức SMART để xây dựng KPI cho nhân viên của mình, cụ thể như sau:
Đặt một mục tiêu KPI cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
KPI đề ra phải xác định rõ con số chỉ tiêu cần phải đạt được cho từng nhiệm vụ. Nhìn vào đó, người nhận được công việc mới biết rõ việc mình cần làm là gì và cố gắng bao nhiêu để có thể hoàn thành được KPI.
Đảm bảo KPI có thể đạt được
Mặc dù bất kỳ công ty nào cũng muốn đạt được những thành công vang dội nhưng khi đặt KPI cho nhân viên và từng phòng ban thì phải đảm bảo tính xác thực, phù hợp với điều kiện của công ty và năng lực của nhân viên. Không nên đặt KPI ở mức quá cao mà chắc chắn nhân viên sẽ không thể đạt được.
Theo dõi KPI hàng tuần hoặc hàng tháng
Nhà quản lý cần phải theo dõi KPI thật sát sao đảm bảo rằng nhân viên đang cố gắng hết sức để hoàn thành KPI đúng thời hạn. Dù là KPI trong thời gian dài hạn thì hàng tuần, hàng tháng vẫn phải đánh giá đúng tiến độ.
Phát triển KPI của bạn phù hợp với nhu cầu thay đổi
Khi đặt ra KPI, nhà lãnh đạo còn cần phải xem xét các tác nhân bên ngoài có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành chỉ tiêu của nhân viên như tình hình thị trường, xu hướng xã hội,…
Trường hợp Phát triển KPI của bạn phù hợp với nhu cầu thay đổi thì nhiều khả năng KPI đó không thể sử dụng được, hoặc không thể thực hiện và phản ánh đúng các giá trị công ty.
Giới hạn thời gian cho mỗi KPI đặt ra
Giới hạn thời gian cho mỗi KPI đặt ra để người thực hiện công việc quản lý được thời gian, biết mình cần phải ưu tiên việc gì trước để có thể hoàn thành KPI đã đề ra đúng hạn. Điều đó góp phần làm cho công việc chung của tất cả phòng ban diễn ra đúng tiến độ theo như kế hoạch của công ty.
Cách tính KPI phù hợp
Việc tính chính xác KPI phù hợp sẽ giúp KPI trở nên khả thi hơn. Do đó, khi tính KPI bạn cần phải dựa theo một số tiêu chí như sau:
Các công thức tính KPI đơn giản
Cách tính KPI đơn giản theo hiệu suất thành phần được áp dụng với công thức:
- Hiệu suất của KPI = (Kết quả thực tế / Mục tiêu) * Trọng số
Nguyên tắc phân chia KPI theo trọng số
Một nhân viên có thể đảm nhiệm trong cùng lúc 5-7 đầu công việc. Tuy nhiên, không phải tất cả các phần việc này đều quan trọng và đóng góp ngang nhau cho một tổ chức.
Về cơ bản, mọi công việc đều sẽ có thể phân chia về 3 nhóm chính đó là:
- Nhóm A: Nhóm này tốn nhiều thời gian để thực hiện và gây ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung.
- Nhóm B: Mặc dù tốn rất ít thời gian để thực hiện nhưng lại có ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc cũng có thể tốn nhiều thời gian để thực hiện nhưng gây ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
- Nhóm C: Với nhóm công việc này thường tốn ít thời gian và ảnh hưởng ít đến hoạt động chung của phòng ban, tổ chức.
Do vậy, trọng số của từng nhóm công việc sẽ được tính bằng đơn vị %, và dựa trên mức độ quan trọng hoặc sự đóng góp của chúng.
Nguyên tắc tính điểm của KPI theo hiệu suất và giai đoạn
Đo lường hiệu suất làm việc thực tế và không được theo cảm tính, không ước lượng bừa bãi, nhưng đồng thời cũng không sa đà vào chi tiết vụn vặt luôn là một câu hỏi khó.
Cách tính KPI dựa theo nguyên tắc hiệu suất và giai đoạn nói trên có thể coi là phương pháp phổ biến, chuẩn mực nhất. Tuy nhiên, vẫn có nhiều thách thức đặt ra, đòi hỏi doanh nghiệp luôn phải linh hoạt cũng như có nhiều kinh nghiệm trong quá trình áp dụng để có thể đạt hiệu quả tốt nhất.
Các mẫu KPI phổ biến nhất
Tùy theo từng đối tượng áp dụng KPI mà sẽ có những tiêu chí KPI khác nhau. Bạn có thể tham khảo một số mẫu KPI phổ biến nhất như sau:
Đối với cá nhân
- Thời gian làm việc của một nhân viên
- Chất lượng công việc
- Tỷ lệ vắng mặt và đi muộn
- Quản lý tài sản chung
Mẫu KPI cho bộ phận – nhân viên kinh doanh Sales
- Doanh thu theo từng ngày, từng tháng, từng năm
- Tỷ lệ tăng trưởng của doanh thu
- Số lượng đơn hàng chốt được
- Giá trị lợi nhuận trung bình của một đơn hàng mới
- Tỷ lệ chuyển đổi từ Lead thành đơn hàng trung bình
- Thời gian chuyển đổi trung bình khi từ Lead thành đơn hàng
- Tỷ lệ huỷ và hoàn đơn hàng
- Số lượng các cold call/ meeting/ demo đã được thực hiện
- Tỷ lệ khách hàng up-sale và cross-sale
- Doanh thu ghi nhận từ up-sale và cross-sale
- Thời gian trung bình trả lời khách đã liên lạc
- Chỉ số hài lòng của khách hàng với sản phẩm hoặc dịch vụ
Mẫu KPI cho phòng tài chính – Financial
- Biên độ lợi nhuận ròng
- Dòng tiền đang hoạt động (OCF)
- Tỷ lệ lãi suất và chuyển đổi hiện tại
- Kiểm tra tỷ lệ nhanh
- Biên độ lợi nhuận ròng
- Vốn lưu động
- Các khoản nợ cần phải thu hiện tại
- Tài khoản hiện tại đang phải trả
- Doanh thu theo từng tháng
- Tài khoản chi phí chờ xử lý phải trả
- Doanh thu cần phải đạt được
- Phương sai của ngân sách
- Thời gian của chu kỳ tạo ngân sách
- Mục hàng nằm trong ngân sách
- Số lần lặp của ngân sách
Mẫu KPI cho Project Manager
- Giá trị của bản kế hoạch (PV)
- Chi phí hoạt động thực tế (AC)
- Giá trị lợi nhuận thu được (EV)
- Phương sai chi phí (CV) tính theo ngân sách trong kế hoạch so với ngân sách hoạt động thực tế
- Phương sai lịch biểu (SV)
- Chỉ số hiệu suất của lịch biểu (SPI)
- Chỉ số đánh giá hiệu suất chi phí (CPI)
- Kế hoạch giờ làm việc trong kế hoạch so với tình hình thực tế
- Nhiệm vụ dự án quá hạn hoặc thời hạn vượt qua
- Chỉ số % nhiệm vụ dự án quá hạn
- Các cột mốc đã bị mất
- Tỷ lệ dự án cần hoàn thành đúng hạn
Mẫu KPI cho Marketing
- Khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng tiềm năng mới theo hàng tháng
- Khách hàng có tiềm năng đủ điều kiện theo từng tháng
- Khách hàng tiềm năng có đủ các điều kiện tiếp thị lại (MQL)
- Khách hàng tiềm năng đã được chấp nhận bán hàng (SAL)
- Khách hàng tiềm năng có đủ các điều kiện bán hàng (SQL)
- Chi phí cho từng khách hàng tiềm năng đã được tạo ra
- Điểm quảng bá trên mạng internet
- Chi phí cho việc chuyển đổi
- Chi phí cho mỗi lần chuyển đổi theo kênh
- Thời gian cần để chuyển đổi trung bình
Trên đây là những chia sẻ về cách tính KPI, hy vọng đã giúp các bạn nắm được các thông tin hữu ích để áp dụng tốt vào công việc của mình. Ngoài ra, nếu như bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về chủ đề này thì hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng nhất nhé.
Xem thêm các bài viết liên quan sau:
Marketing cam kết doanh số liệu có tồn tại
MAU – Chỉ số phản ánh mức độ thành công của ứng dụng
Đầu tư marketing mobile app – Đã đến lúc doanh nghiệp cần quyết đoán hơn
