Những năm gần đây, làn sóng công nghệ 4.0 được phát triển mạnh mẽ. Jira ra đời như một công cụ quản lý dự án hiệu quả được ứng dụng trong nhiều doanh nghiệp lớn. Vậy Jira là gì? Những ứng dụng chính của Jira trong doanh nghiệp? Các thuật ngữ cần biết khi sử dụng Jira? Hãy cùng ACCESSTRADE VIệt Nam khám phá tất tần tật qua bài viết dưới đây.
Jira là gì?
Jira software là một ứng dụng được dùng để theo dõi và quản lý lỗi cùng các vấn đề phát sinh trong dự án. Ứng dụng này được phát triển bởi hai công ty phần mềm Atlassian jira của Australia. Ứng dụng này đã được thiết kế với trọng tâm vào kết quả công việc, dễ dàng và linh hoạt trong khi sử dụng.
Những ứng dụng chính của Jira trong doanh nghiệp
Ứng dụng Jira hỗ trợ bất kỳ dự án nào sử dụng phương pháp quản lý Agile để phát triển phần mềm. Đồng thời có rất nhiều ứng dụng trong doanh nghiệp, cụ thể Jira được dùng:
- Hỗ trợ lựa chọn các dự án với nhiều mục tiêu khác nhau
- Hỗ trợ lên kế hoạch, phân bổ công việc cho nhân viên
- Đơn giản hoá quy trình làm việc hiệu quả
- Hỗ trợ quản lý nhiều dự án phần mềm trong cùng thời điểm
- Hỗ trợ đưa ra báo cáo phân tích tình hình dự án dễ dàng, chính xác và đem lại hiệu quả
- 950+ add-on các tính năng nâng cao
- Giao diện thân thiện, dễ thao tác và sử dụng, phù hợp với mọi loại đối tượng
Ưu nhược điểm của ứng dụng Jira
Ưu điểm
- Jira có chức năng phân quyền cực kỳ chi tiết, có thể được sử dụng phân quyền trong dự án chung và các nhiệm vụ cần thực hiện. Đồng thời hỗ trợ bảo vệ thông tin độc quyền cho phòng công nghệ.
- Cho phép tích hợp với các ứng dụng, phần mềm khác (Ví dụ: Email, Excel, RSS,…)
- Bộ công cụ phát triển và hệ thống module hỗ trợ tích hợp Jira vào các hệ thống hiện đại của doanh nghiệp.
- Ứng dụng Jira được phát triển sử dụng chuẩn HTML và cho phép thử nghiệm với hầu hết các trình duyệt phổ biến hiện nay.
- Jira không chỉ có thể sử dụng các nền tảng phần cứng mà còn có thể sử dụng trên hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.
- Mỗi màn hình trong ứng dụng đều có phiên bản có thể in và đảm bảo việc luân chuyển bản cứng nhanh chóng, hiệu quả.
- Jira là một công cụ hoàn toàn phù hợp với các developer, được tích hợp trực tiếp với code tại môi trường phát triển
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm thì ứng dụng Jira cũng có những nhược điểm nhất định:
- Chi phí cao, sau 7 ngày dùng thử thì quy mô doanh nghiệp càng lớn thì càng phải chi trả nhiều hơn: thông thường giá sẽ dao động khoảng $10/tháng dành cho tối đa 10 tài khoản; giá sẽ khoảng $7/tháng nếu như tài khoản 11-100.
- Chỉ phù hợp với các dự án lớn (lớn hơn 3 tháng), cần nhiều thời gian và công sức để setup và phát triển.
- Sử dụng ngôn ngữ tiếng anh và các thuật ngữ khó sử dụng
- Quy trình tương đối phức tạp và khó hiểu
Các thành phần cơ bản của Jira
- Roles: Xác lập vai trò trong dự án. Thành phần này sẽ hỗ trợ xác nhận những người tham gia dự án, một vị trí có thể có nhiều người. Chỉ những người đã được thêm vào Role mới có thể tạo các thành phần sau này.
- Issue: Mục này được dùng để chỉ là các tasks, các bugs, tính năng, cải tiến và các vấn đề khác.
- Project: Đây là mục dự án, với chức năng doanh nghiệp có thể được dùng để phân quyền approve worklog cho nội bộ dự án. Những leader sẽ được approve worklog cho team member của mình. Riêng đối với Project management thì được quyền approve worklog cho tất cả thành viên dự án.
- Component: Mục này sẽ hiển thị toàn bộ các sản phẩm của dự án được lấy từ file kế hoạch doanh số.
- Workflow: Đây là chức năng quản trị JIRA, tại đây bạn có thể thiết lập quy trình làm việc, điều kiện và các tính năng khác. Chức năng này hỗ trợ các team member nắm rõ từng phần công việc của mình. Đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án
- Priority: Mức độ ưu tiên của một defect. Jira sẽ có 4 mức độ, doanh nghiệp có thể chọn lựa theo datalist
- Status: Các vị trí của vấn đề trong workflow sẽ được hiển thị tại đây
Các thuật ngữ cần biết khi sử dụng Jira
Như đã trình bày, ứng dụng Jira được sử dụng bằng tiếng anh và có nhiều thuật ngữ khó sử dụng, dưới đây là bảng thuật ngữ phổ biến cần lưu ý:
| Thuật ngữ | Chi tiết |
| Sprint | Đây là một vòng lặp ngắn hạn trong thời gian từ 2 đến 4 tuần. Vòng lặp này đảm bảo đầy đủ mọi công việc cần thực hiện như lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế và triển khai hoạt triển để tạo sản phẩm hoàn chỉnh nhất. |
| Scrum | Thuật ngữ này chỉ một phương pháp Agile, nơi những sản phẩm được xây dựng theo các tiến trình lặp đi lặp lại trong Sprint. |
| Scrum of Scrums | Đây là một kỹ thuật dùng để mở rộng Scrum cùng những dự án đa đội hay còn gọi là Program management, |
| Swimlane | Phân loại mức độ ưu tiên của công việc, việc nào cần hoàn thành trước, việc nào có thể hoàn thành sau. |
| Cumulative Flow Diagram | Đây là một biểu đồ được dùng để thể hiện các trạng thái của mục công việc trong khoảng thời gian nhất định. Trong đó, cột ngang X được dùng để chỉ thời gian, cột ngang Y là mục công việc (issue). Các trạng thái luồng công việc sẽ tương ứng với một màu. |
| Daily stand- up | Trước khi bắt đầu làm việc các phòng ban sẽ tiến hành cuộc họp trong khoảng 15 phút để giúp các thành viên nắm rõ công việc cần làm và trình bày các vấn đề đang gặp phải. |
| Wallboard | Một bảng (Viết tay hoặc điện tử) thường được dùng để thể các dữ liệu quan trọng của đội phát triển và thường được đặt tại nơi dễ thấy nhất trên giao diện |
| Burndown Chart | Thuật ngữ này được dùng để hiển thị số lượng chi tiết ước tính và thực tế cho tổng số công việc cần phải hoàn thành trong một Sprint. |
| Board | Board được hiểu là công cụ hiển thị các hoạt động cụ thể của công việc trong quy trình làm việc. Bạn có thể thay đổi Board thay đổi để tương thích Agile khác nhau. |
| Backlog | Đây là một danh sách những việc cần làm. Backlog trong Jira sẽ chức danh sách các story, issue và user story cho một sản phẩm hoặc sprint. |
| Epic | Epic ghi lại một khối lượng lớn công việc cần được chia nhỏ thành một số story nhỏ hơn. Vì vậy có thể cần phải chạy nhiều Sprint để hoàn thành một epic. |
| Issue | Một issue được hiểu đơn giản là công việc được theo dõi theo một quy trình từ khi được tạo đến khi hoàn thành. Thường bao gồm đại diện cho một đơn vị công việc như bug, paperwork, story, epic. |
| Velocity | Được dùng để đo lường khối lượng công việc mà một phòng ban có thể hoàn thành trong thời gian nhất định. |
Các thao tác cơ bản trên Jira
Để giúp doanh nghiệp hiểu hơn và biết cách thức sử dụng Jira, dưới đây là tổng hợp các thao tác cơ bản:
Tạo Issue mới
- Bước 1: Tại thanh top bar nhấn “Create”
- Bước 2: Điền các thông tin cơ bản được yêu cầu như: tên dự án, tổng quan, mức độ ưu tiên, file đính kèm,…
- Bước 3: Thiết lập issue
- Bước 4: Click chọn “Configure Fields” -> Custom
- Bước 5: Để hiện thị hoặc ẩn trường thông tin bạn muốn nhấn chọn “All”
Quản lý Issue
Để quản lý và sắp xếp các tệp đính kèm:
Sao chép issue
- Bước 1: Open issue
- Bước 2: Click More -> Clone
Chuyển từ subtask sang issue và ngược lại
- Bước 1: Click sub-task/ issue -> issue/ sub-task
- Bước 2: Click More chọn Convert to issue/ Convert to Sub-Task
Tìm kiếm issue
- Cách 1: Tại Quick Search, nhập từ khoá liên quan cần tìm -> Enter
- Cách 2: Tại thanh Header Bar nhận chọn menu Issues -> Search for issue
Những thao tác cơ bản trên thanh tìm kiếm:
- Detail View/ Listview: Dùng để tuỳ chỉnh giao diện cột
- Chọn tên cột: Sắp xếp vị trí các cột
- Chọn Columns: Hiển thị hoặc ẩn cột
- Nhấn từ khóa liên quan hoặc tên của issue để xem detail
Thiết lập bộ lọc tìm kiếm
Có 2 loại bộ lọc:
- System Filter hay còn được gọi là bộ lọc hệ thống: Đây là bộ lọc được thiết lập sẵn, hiện thị các issues, mục đã xem gần đây, và báo cáo cá nhân.
- Favorite Filter hay còn được gọi là bộ lọc yêu thích: Đây là bộ lọc được tạo ra bởi người dùng. Thứ tự được sắp xếp theo bảng chữ cái từ A-Z.
Bộ lọc có thể được thay đổi tuỳ theo nhu cầu của người dùng. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm, tạo các bộ lọc ẩn danh, thêm vào mục ưa thích, cập nhật, chia sẻ hoặc xoá bộ lọc.
Cung cấp mẫu báo cáo
Thông qua Jira, doanh nghiệp sẽ được cung cấp các báo cáo quan trọng bao gồm:
- Lượng issue theo cột mốc thời gian
- Các issue được tạo và giải quyết theo khoảng thời gian nhất định
- Hiển thị báo cáo dưới dạng biểu đồ tròn theo các tiêu chỉ được người dùng đưa ra
Lời kết
Trên đây là tất tần tật những thông tin về Jira. Ứng dụng này có thể tương đối phức tạp với những doanh nghiệp mới, tuy nhiên khi đã sử dụng thành thạo thì đây chính là trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết vừa rồi sẽ giúp ích cho bạn. Chúc bạn thành công!
